導入の背景
当該施設では、施設使用の管理を唯一の紙台帳のみで行っていた。所属部署の担当者は複数だったので、予約が重なると台帳の取り合い(？)状態となることも。
また、他部署から施設予約のために台帳を見に来て、予約を勝手に紙台帳に記入していくなど、時には混乱もあった。
システム概要
画面展開の一部
パソコン台数
- 担当部署ＰＣ：5台
- 他部署ＰＣ：10数台（ただし、アクセス頻度は少ない）
- 計20台以上のパソコンから施設使用状況の照会と予約ができる。
使用ソフトウェア
- 開発アプリ ： Excel VBA
- データベース ： Access
システムの機能
- 空き状況の照会
- 施設の予約
- 料金計算
- 施設使用料の見積書作成
- 利用者ごとの予約状況の確認
- 利用申請書の管理
- 施設の案内表示板の作成
- ホームページ掲載データの出力(Jsonデータ)
- 統計処理
- データベースのバックアップ など
開発の成果
- いつでも・どこでも施設の空き状況・予約ができるため、月初めに利用者から予約電話が複数あったとき、紙台帳の取り合いがなくなった
- 他部署の者が簡単に施設の予約ができるようになった
- 使用料金の計算ミスがなくなった
- ホールの使用料見積書が簡単に作成できるようになった
- 施設の案内表示板が、正確に簡単に作成できるようになった
- 施設の空き状況を示すホームページ掲載データが、正確に簡単に作成できるようになった
- 利用状況、使用料等の統計データが、必要な時に簡単にすぐ出せるようになった
- ・・・・
Excelだからできる開発のポイント
週間予定表・月間予定表は一見複雑に見えますが、Excelのシート上に「万年カレンダー」を作り、そこに施設の予約データを書き込んでいく仕組みです。
つまり、システム的には、画面作りをExcelの一般的なシート機能に任せ、VBAではデータベースの予約データをシートに書き込むというシンプルな作業に専念することで、高機能なシステムの安定稼働が容易に実現できています。